教您快速了解如何使用电子合同

2号小秘书-夏天发表于:2021年04月12日 14:03:30更新于:2021年05月25日 14:31:33

电子合同适用于签订哪些类型的合同或文件呢?

对于人事工作而言,您可以:

与员工之前签订劳动合同、劳务合同等证明双方关系的合同或协议,特别是如果员工是在异地,电子合同是最佳选择;

工作证明、收入证明、离职证明等证明类;

企业公告/制度类型等;

员工单方签字确认的,例如员工手册、考勤确认、工资单确认等

以上只是列举了部分场景,只要是员工和企业双方签,员工单方签,企业单方签的场景,都可以使用电子合同来实现,价格低更环保,效率高,安全高效;当然,也不是所有的合同都适用于电子合同


根据《电子签名法》相关规定,以下文书不可使用电子签名,因此也不适用于电子合同:

(一)涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;

(二)涉及土地、房屋等不动产权益转让的;

(三)涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的;

(四)法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。


第一次要怎么使用电子合同?

步骤一:创建企业印章

1、编辑印章样式

在【印章管理】自行上传印章图片,且印章图片要符合规定要求,具体可参考文档(链接待补充)

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2、企业实名认证

创建印章后需根据印章所属主体进行企业实名认证,认证通过后才能使用企业印章,此过程目的是确保企业信息的真实性,对于在2号使用企业印章是完全知情的,以防出现盗用企业信息来使用印章的情况,申请流程共包括四个步骤:服务协议确认、申请人授权开通、企业授权开通、向您的企业银行账号打款验证,通过所有校验之后即可开始使用企业印章

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步骤二:维护合同类型

合同类型是协助企业严格管理用印安全,管理员可在针对每一个类型可设置包括签署设置、合同模板和归档设置等,使用者发起时无需再去选择以上内容,保障印章使用的规范性和合同签订的准确性

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步骤三:发起签署

如果您已有完整的合同且,可直接选择上传文件上传签署,文件格式支持pdf(推荐)和doc;

也可以维护您需要的合同模板,在合同模板内设置一些员工信息变量,发起签署时,变量会根据员工的不同自动匹配员工真实信息,合同模板还可以批量多个员工生成合同。

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步骤四:签署流程

1、员工签署

当发起签署时的合同需要员工签署时,该员工需通过【2号电子合同】微信小程序查看具体的合同内容和确认签署合同,也可以看到之前签署的合同。

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2、印章管理员代企业签署

印章管理者是通过授权后可以代替企业签署的账号,每个印章都可以设置负责人,当前签署节点是企业时,可在【签署记录】【待我签署】,查看需要签署的合同内容并确认签署

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需要多个人管理印章怎么设置?

可针对每个印章添加多个印章管理者,步骤如下:

进入印章管理页面->选择已开通的印章->输入印章授权管理者信息->发起授权申请

1. 选择要设为印章授权管理者的账号,该账号也需要先完成个人实名认证。当前操作账号必须有编辑权限,才可以添加其他人成为该印章的授权管理者。

2. 认证成功后,在下一步页面点击【发起授权授权】,等待2号人事部后台人员进行审核。

3. 审核通过后,新增授权管理者才能获得印章管理授权。申请者本人将收到消息,申请授权页状态变更为“已授权”。如果未审核通过,需要重新提交才能再次审核。


Q&A

1、为什么需要实名认证?

通过实名认证,能够确保每次签约行为是其对应的现实主体的真实行为和真实意愿表达,有效避免使用假身份或冒用他人身份进行签约等情况的发生。

2、为什么签署时需要输入验证码?

短信验证是印章管理者或者员工签署的二次确认方式,通过短信验证码的校验,二次确保是用户本人的签署行为,从而形成更加完整的证据链,增强法律效应。


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