电子合同签约操作手册

2号小秘书-夏天发表于:2019年11月26日 20:29:09更新于:2019年11月27日 10:38:11

主要流程如下:

1、创建并申请开通印章

2、创建合同类型,预先设置加盖印章、签署方式、合同模板等信息

3、发起签署,可选择本地文件发起或者合同模板发起

4、员工在小程序【2号电子合同】签署

5、企业的指定印章管理者代企业确认签署,完成后查看或下载最终合同文件

一、 创建企业印章流程

1、在【印章管理】先创建电子印章,可以自定义印章的样式以及印章上的文字,例如:形状、颜色、横向文、下弦文等

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2、申请开通 

创建后需要申请开通后,才能正常使用企业印章,点击【确认并开通】进入申请流程: 

(1)同意服务协议,请仔细查看申请开通电子印章的服务协议,同意后才可继续

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(2)申请人授权开通,申请人即代表公司意愿在2号人事部开通电子印章的人,需要证实此人身份真实性以及个人行为是企业所知的

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(3)企业授权开通,需要证实企业的真实性以及企业开通电子合同签约的真实意愿,认证时提交企业名称、组织机构代码/社会统一信用代码、以及上传授权书等待审核;

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(4)向您的企业银行账户打款验证, 1-2个工作日内会收到第三方的打款,输入并校验成功才算印章申请开通完成

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二、 创建合同类型

在【合同类型管理】【新增合同类型】协助企业严格管理用印安全,管理员设置合同类型对应印章、签署方式、合同模板等信息,使用者发起时无需再去选择以上内容,保障印章使用的规范性和合同签订的准确性

1、 签署设置,例如:企业需要和员工签订劳动合同,则设置加盖印章-授权成功的印章【合同章】,签署方式【企业-员工双方签署】、员工签章方式【手写签名】,保存后发起即可。

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2、维护合同模板,还可以添加合同模板,插入所需变量,生成合同更方便

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三、发起签署

1、本地文件发起签署

在【合同类型管理】发起签署,文件需要是完整内容,并且只支持文件PDF和Word文件上传

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如果合同类型为单方签署,上传合同并设置印章管理者,最后设置企业印章位置发起

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如果合同类型为双方签署,上传合同并设置签署员工和印章管理员,最后设置双方签章位置发起

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2、合同模板发起签署 

在【合同类型管理】发起签署,如果某个合同类型设置已添加好合同模板,可以选择合同模板发起签署

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(1)选择员工和模板,如果合同变量内容需要替换成员工真实信息,则选择员工

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(2)确认变量内容,系统会自动获取员工变量信息,还可以继续补充或者修改变量内容

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(3)预览并确认,确认合同无误后发起,发起后步骤同以上【本地文件发起签署】流程

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四、 员工签署合同

只有当发起签署时的合同类型设置为【企业-员工双方签署】,并选择企业在职员工,那么该员工才能查看发来的合同内容,员工通过微信小程序【2号电子合同】小程序签署合同

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1、实名认证,为什么需要实名认证?通过实名认证,能够确保每次签约行为是其对应的现实主体的真实行为和真实意愿表达,有效避免使用假身份或冒用他人身份进行签约等情况的发生。查看合同必须进行实名认证

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2、查看和签署合同,查看详细合同内容无误后,同意签署即可,如果hr设置了员工使用手写签名,则员工需要手写签名完成签署

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五、 印章管理员代企业签署

只有印章管理员才可以代替企业签署,在【签署记录】【待我签署】,查看需要签署的合同,【企业-员工双方签署】时,只能员工先签完后企业再签。

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确认合同内容无误后【同意签署】,获取并输入手机验证码通过校验即可

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常见问答

1、要有多个人管理印章怎么办?

可针对每个印章添加多个印章管理者,步骤如下:

进入印章管理页面->选择已开通的印章->输入印章授权管理者信息->发起授权申请

1. 选择要设为印章授权管理者的账号,该账号也需要先完成个人实名认证。当前操作账号必须有编辑权限,才可以添加其他人成为该印章的授权管理者。

2. 认证成功后,在下一步页面点击【发起授权授权】,等待2号人事部后台人员进行审核。

3. 审核通过后,新增授权管理者才能获得印章管理授权。申请者本人将收到消息,申请授权页状态变更为“已授权”。如果未审核通过,需要重新提交才能再次审核。

2、所有合同都能签订电子吗? 

不是的,根据《电子签名法》相关规定,以下文书不可使用电子签名,因此也不适用于电子合同:

(一)涉及婚姻、收养、继承等人身关系的;

(二)涉及土地、房屋等不动产权益转让的;

(三)涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的;

(四)法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

3、为什么签署时需要输入验证码?

短信验证是印章管理者或者员工签署的二次确认方式,通过短信验证码的校验,二次确保是用户本人的签署行为,从而形成更加完整的证据链,增强法律效应。


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